Estilo de VidaPortada

Tips indispensables para la organización de eventos

En muchas ocasiones el tema de la organización de eventos se convierte en algo muy estresante e inquietante, pero no necesariamente tiene que ser de esta modo, ya que nos evitar muchos errores y contratiempos que pueden empañar ese gran evento social que está a tu cargo.

digo:Cultura>> Tips de etiqueta y protocolo para eventos sociales

Para tener éxito en esta ardua tarea debes tener presente 3 cosas, las cuales son sumamente primordiales: el tiempo previo de planificación, ajustarse al presupuesto (y optar por un monto extra para imprevistos) desde un principio y como último un calendario de To Do List bien elaborado y estructura con horas y días de ejecución.

digo:EstilodeVida>> Ideas divertidas para tus actividades

Tener TODO pero absolutamente todo bajo control, y sobre todo planificar cada detalle con un buen tiempo de antelación evitará a toda costa que fracases en esta sigilosa tarea.

Y para que salgas adelante con todos los puntos importantes, aquí les dejo un lista de:

10 consejos para organización de eventos que nunca debes obviar

1. Convocar una reunión

Todos los involucrados en el evento deben tener conocimiento de los detalles y los avances, de esta forma todos se mantienen en la misma página y están mejor preparados al final de todo, esto evita que cualquier de los comprometidos cometa futuros errores.

2. Dar seguimiento todo el tiempo

No dejes nada a la imaginación. Ve tachando lo pendiente y dando seguimiento a lo que falta, hasta el último minuto.

3. Suplidores

No te apegues a los mismo suplidores. Trata de ampliar tu cartera de opciones, y de esta forma podrás evitar futuros inconvenientes de disponibilidad o quizás de tiempo de entrega.

3. Mantente pendiente a los pagos

Recuerda que cada suplidor o servicio tiene un mecánica distinta. Algunos solicitan pagos anticipados, otros contra entrega, lo ideal es que organices los pagos necesarios en cada momento de manera que no des lugar a las sorpresas.

4. Dejar un monto extra para imprevistos

Como te comenté más arriba, es totalmente necesario que dejes un dinero extra dentro el presupuesto, destinado para los imprevistos que puedan surgir.

5. Convocar una última reunión

Aquí podrás coordinar los últimos detalles, y dar un “update” a todos los involucrados con el evento, de manera que todos estén alineados, con horarios, procedimientos, programación, etc.

6. Adherirte al To Do List

Aquí debes detallar todas las acciones del día del evento. No le dejes nada a la mente, programa y escribe todo (que nada quede afuera) y luego hazle llegar una copia a todos los involucrados.

7. Hoja de contactos

Comunicar cualquier cambio, contratiempo, cancelación, etc. Es súper importante (principalmente el día del evento) prepara un listado en el que estén todos los involucrados, y cuando digo todos son todos, hasta los suplidores.

8. Confirmar y Reconfirmar

Siempre es bueno confirmar todos los pedidos, invitados, participaciones especiales, etc.

9. Medir resultados

Luego de que pase todo, es súper importante y útil para futuros eventos, que midas los resultados finales, confirmar si realmente toda la logística funciono correctamente, y qué debes cambiar, agregar, etc.

10.  Aprender de los errores

Después de que culmines con el punto 9, entonces será el momento ideal también para identificar cuáles fueron los errores, las cosas que realmente no funcionaron, y de aquí aprender para una próxima ocasión.

You may also like

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *